Zasady etyczne

  1. Redakcja ponosi odpowiedzialność za wszelkie materiały publikowane na łamach "Kwartalnika Młodych Muzykologów UJ".
  2. Redaktorzy zobowiązani są do nieustannego udoskonalania czasopisma. Do ich obowiązków należy:

    a) sprostanie wymaganiom czytelników i autorów,
    b) zapewnienie odpowiedniego poziomu publikowanych treści,
    c) pielęgnowanie swobody wypowiedzi,
    d) zachowanie integralności spuścizny akademickiej,
    e) uniemożliwienie negatywnego wpływu potrzeb biznesowych na standardy intelektualne,
    f) nieustanna gotowość do dokonywania poprawek, wyjaśnień lub przeprosin, kiedy tylko zachodzi taka potrzeba.
     
  3. Czytelnicy powinni być informowani odnośnie instytucji finansującej badania, a także jej roli w ich przeprowadzeniu.
  4. Decyzje redaktorów związane z przyjęciem artykułu do publikacji bądź jego odrzuceniem mogą być podyktowane jedynie znaczeniem, oryginalnością i klarownością tekstu, a także jego związkiem z tematyką realizowaną przez czasopismo. Redaktorzy nie powinni zmieniać decyzji dotyczącej zaakceptowania tekstu, chyba że rozpoznano w związku z nim poważne problemy. Nowi redaktorzy nie powinni zmieniać decyzji swoich poprzedników, chyba że rozpoznano poważne błędy.
  5. Redakcja powinna opublikować opis procesu recenzji, a każde uchybienie od tego procesu musi być wyjaśnione przez redaktorów. Powinna zostać sporządzona również instrukcja zawierająca wszelkie wymagania wobec autorów; musi ona być regularnie aktualizowana i zgodna z regulaminem COPE.
  6. Czasopismo powinno stworzyć dla autorów możliwość odwoływania się od decyzji redakcji.
  7. Redakcja powinna sporządzić instrukcję zawierającą wszelkie wymagania wobec recenzentów. Musi ona być regularnie aktualizowana i zgodna z regulaminem COPE.
  8. Redakcja powinna stworzyć system zapewniający ochronę tożsamości recenzentów, chyba że korzysta z otwartego systemu recenzji dostępnego dla autorów i recenzentów. Powinna również stworzyć system zapewniający poufność złożonego materiału w czasie jego recenzowania.
  9. W przypadku skargi redaktorzy muszą postępować zgodnie z procedurą zalecaną przez schematy COPE.
  10. Redakcja powinna odpowiadać na zażalenia niezwłocznie, zapewniając przy tym dalszą możliwość skarżenia dla niezadowolonych. Mechanizm ten powinien zostać wyjaśniony przez czasopismo, jak również uwzględniać informacje o sposobie odwoływania nierozwiązanych problemów do COPE.
  11. Krytyka zamieszczonej w czasopiśmie pracy, jeśli nie ma ku temu żadnych przeciwwskazań, powinna zostać opublikowana. Autor tekstu powinien mieć zapewnioną możliwość odpowiedzi. Badania zgłaszające negatywne wyniki nie powinny być wykluczone przez redakcję.
  12. Redakcja odpowiada za zgodność publikowanych przez nią materiałów badawczych międzynarodowo przyjętymi zasadami etyki. Redaktorzy powinni szukać zapewnienia, że wszystkie badania zostały zaaprobowane przez odpowiedni organ (np. komisja ds. etyki badań, instytucjonalna komisja recenzencka).
  13. Redaktorzy odpowiadają za poufność danych osobowych osób, które brały udział w badaniach.
  14. W przypadku podejrzenia popełnienia wykroczenia redaktorzy mają obowiązek podjęcia działania; dotyczy on zarówno materiałów przyjętych do publikacji, jak i nieopublikowanych — redakcja nie ma prawa odrzucenia podejrzewanego tekstu bez podjęcia postępowania wyjaśniającego.
  15. W pierwszej kolejności należy zażądać wyjaśnień od podejrzewanego. W przypadku niesatysfakcjonujących wyjaśnień redakcja powinna zwrócić się do odpowiednich zwierzchników bądź organu kontrolnego z prośbą o rozpoznanie sprawy.
  16. Redaktorzy powinni zapewnić przeprowadzenie właściwego śledztwa bądź sami wypracować rozwiązanie problemu.
  17. W przypadku stwierdzenia opublikowania materiału nieścisłego, zwodniczego czy zniekształconego musi on zostać poprawiony, a poprawka należycie wyeksponowana. Jeśli po zbadaniu sprawy zarzut okaże się fałszywy, musi zostać odwołany. Zdementowanie powinno być odpowiednio widoczne.
  18. Relacja czasopisma z jego właścicielami powinna się opierać na zasadzie niezależności. Decyzje dotyczące publikacji materiałów nie mogą zależeć od uwarunkowań politycznych czy ekonomicznych, a wyłącznie jakości i odpowiedniości dla czytelników.
  19. Redakcja powinna mieć ustaloną politykę reklamowania zawartości czasopisma i procesu wydawania dodatków. Reklamy mogące wprowadzać w błąd powinny być odrzucane, a redaktorzy gotowi do publikowania krytyki według tych samych kryteriów co w przypadku pozostałych materiałów.
  20. Przedruki powinny być publikowane bez zmian w stosunku do treści pierwszego wydania (o ile nie ma żadnych poprawek do uwzględnienia).
  21. Redaktorzy powinni mieć system rozwiązywania konfliktów pomiędzy nimi, jak i z personelem, autorami, recenzentami i członkami zarządu redakcji.
  22. Skarga do COPE może zostać wystosowana przez autora, recenzenta, redaktora lub wydawcę. Skargi rozpatrywane są jedynie wówczas, jeśli redaktor/czasopismo jest członkiem COPE.

Procedura wnoszenia skargi

  1. W pierwszej instancji skarga przeciwko redaktorowi powinna zostać wystosowana do niego/niej na piśmie. Jeśli skarga nie jest w satysfakcjonujący sposób rozwiązana, powinna zostać skierowana do organu nadzorującego lub ombudsmana. Tylko skargi, które przeszły przez procedury czasopisma, mogą zostać skierowane do COPE. Przy skierowaniu do COPE powinna zostać załączona cała związana ze sprawą korespondencja.
  2. COPE akceptuje odwołania dokonane w ciągu 6 miesięcy od zakończenia procedur przez czasopismo. Odwołania wysyłane poza tymi ramami czasowymi mogą być rozpatrywane jedynie w wyjątkowych przypadkach.
  3. COPE nie rozpatruje skarg dotyczących samej treści (a nie procesu) decyzji redaktorskich, czy też krytyki zawartości redakcyjnej. Nie rozpatruje również incydentów mających miejsce przed publikacją owego regulaminu.
  4. Gdy skarga przekazywana jest do COPE, kierujący przekazuje skargę administratorowi. Administrator COPE musi potwierdzić, że skarga dotyczy członka COPE, jej treść dotyczy zakresu obejmowanego przez regulamin, procedury czasopisma nie doprowadziły do wypracowania satysfakcjonującego rozwiązania oraz że odnosi się ona do zdarzenia zaistniałego po wejściu regulaminu w życie (1 stycznia 2005 r.).
  5. Skierowujący ma dostarczyć materiał dowodowy z całą dokumentacją i korespondencją z czasopismem dotyczącą skargi i przekazać go poufnie przewodniczącemu COPE.
  6. Przewodniczący COPE informuje redaktora czasopisma o skierowaniu skargi do COPE. Redaktor może odmówić współpracy — wówczas informacja o tym dociera do kierującego skargę oraz właściciela czasopisma — lub przedstawić zastosowanie przez czasopismo procedur.
  7. W przypadku współpracy przewodniczący wraz z wybranym członkiem Rady COPE mogą zadecydować, że czasopismo wywiązało się z procedur w sposób satysfakcjonujący lub że konieczne jest dalsze śledztwo, co zostaje zgłoszone odpowiedniej komisji Rady COPE. W obu przypadkach o decyzji informowany jest skarżący i redaktor.
  8. Podkomisja rozpatrująca skargę musi składać się z przewodniczącego i przynajmniej trzech innych członków Rady COPE. Dwóch spośród członków podkomisji nie może być redaktorami, żaden nie może należeć do tej samej grupy wydawniczej co skarżony redaktor. Jeśli należy do niej przewodniczący, powołuje on odpowiedniego zastępcę, by ten nadzorował obrady.
  9. Podkomisja może odrzucić sprawę i poinformować o tym skarżącego i redaktora, bądź stwierdzić naruszenie regulaminu; wówczas przedstawia ona Radzie COPE raport, wyjaśniając naturę problemu i wydając zalecenia dalszego postępowania.
  10. Rada COPE rozpatruje raport i może wprowadzić modyfikację do zaleceń. Następnie przedstawia skierowującemu, redaktorowi oraz właścicielowi ostateczną formę zaleceń. Wśród nich może pojawić się konieczność wystosowania przez redaktora przeprosin, opublikowania przez redaktora oświadczenia w jego czasopiśmie, udoskonalenia procedur przez czasopismo, tymczasowej rezygnacji redaktora z członkostwa w COPE bądź każda inna czynność, którą Rada COPE uzna za stosowną w zaistniałych okolicznościach.
  11. Odwołanie od rekomendacji COPE można skierować do ombudsmana COPE; szczegółowe informacje dotyczące kontaktu z nim mogą zostać udostępnione na żądanie.

Ethical Principles

  1. Editorial Staff is responsible for every content published in KMM UJ.
  2. Editors are obliged to care for the constant improvement of their journal. Among their duties are:
    1. Meeting the requirements of readers and authors.
    2. Ensuring the appropriate level of published materials.
    3. Developing the freedom of speech.
    4. Maintaining the integrity of the academic record.
    5. Preventing business needs from affecting the intellectual standards negatively.
    6. Constant willingness to publish corrections, clarifications, retractions or apologies whenever necessary.
  3. Readers should be informed about the institutions funding the research, as well as their role in conducting the research.
  4. Editors’ decisions connected with acceptation or refusal of a paper to publication may be based only on its importance, originality and clarity, and also the study’s relevance to the subject realised by the journal. Editors should not change their decisions on accepting submissions except there are serious problems identified. 
  5. Editorial Staff ought to publish a description of peer review processes, and every violation of the described processes should be justified by the Editors. Also, Editors should provide a guidance for the authors containing every expectations for them; the guidance must be regularly updated and consistent with the COPE Code.
  6. Journal should create a declared mechanism for authors to appeal against decisions of its Editors.
  7. Editors should provide a guidance for  reviewers containing every expectations for them. It must be regularly updated and consistent with the COPE Code.
  8. Editorial Staff should create systems that protect the reviewers’ identities—unless an open review system is dedicated both to the authors and the reviewers. Editors also ought to create systems ensuring confidentiality of submitted material during peer review processes. 
  9. In case of a complaint Editors should follow the procedure recommended in the COPE flowcharts.
  10. Editorial Staff should respond to complaints immediately, providing further appeal for the dissatisfied. This mechanism must be described by the Journal, as well as contain instructions of referring unresolved problems to COPE.
  11. Criticism of published work should be published if there are no reasons disallowing this possibility. Author should have provided opportunity to respond to the criticism. Studies reporting negative results cannot be excluded by the Editors.
  12. Editorial Staff is responsible for compatibility of the materials they publish with international ethical guidelines. Editors should seek assurances that all the research has been approved by the proper institution (e.g. research ethics committee, institutional review board).
  13. Editors are responsible for the confidentiality of personal information of people, who participated in the research.
  14. In case of suspecting the misconduct, Editors have a duty to take action; it applies to both published and unpublished papers—Editors cannot reject the suspected material without undertaking an investigation.
  15. Firstly, Editors should request explanations from the accused. If they are dissatisfied with his response, Editorial Staff ought to ask the relevant supervisors or a regulatory body to investigate.
  16. Editors should ensure conducting an appropriate investigation or obtain a resolution of the problem themselves.
  17. If published material is recognised as inaccurate, misleading or distorted, it must be corrected, and the amendment is to be promptly exposed. When after investigating the case the accusation has proven to be false, it must be cancelled. The retraction needs to be clearly identifiable.
  18. The relationship between the Journal and its owners ought to be based on the principle of independence.
  19. Editorial Staff should have declared policies on advertising the Journal’s content and the process for publishing supplements. Advertisements that may be misleading should be rejected, and Editors ought to be willing to publish the criticism according to the same rules used for the rest of materials.
  20. Reprints are to be published without any changes unless there are corrections to add.
  21. Editors should create systems of managing the conflicts between themselves as well as their staff, the authors, reviewers and Editorial board members.
  22. A complaint may be referred to COPE by the author, reader, reviewer, Editor or publisher. Complaints are considered only if the Editor/Journal is a member of COPE.

Complaint Procedure

  1. In the first instance, a complaint against the Editor should be send to him/her in writing. If it is not solved in a satisfying way, it should be referred to the Editor’s overseeing body or ombudsman. Only the complaints, which have passed through the Journal’s procedures, can be referred to COPE. In referring to COPE, all the documentation connected with the case must be enclosed.
  2. COPE accepts referral made within 6 months  since the end of the Journal’s procedures. Appeals submitted outside this period of time may be considered only under special circumstances.
  3. COPE does not consider complaints about the matter of Editorial decisions (not the process), as well as complaints about the incidents that happened before the publication of the COPE Code.
  4. When the complaint is referred to COPE, the referrer submits it to the Administrator. His duty is to confirm that the complaint concerns a member of COPE, relates to the rules included in the Code, the Journal’s procedures didn’t provide a satisfying resolution to the problem and that the incident took place after the Code came into force (1st January 2005).
  5. Referrer is obliged to provide all the evidence connected with the case, including the correspondence with the Journal, in confidence to the Chair of COPE.
  6. The Chair of COPE informs the Editor that the complaint has been referred to COPE. The Editor may refuse any further cooperation—in which case the referrer and the owner of the Journal are informed about the refusal—or state the application of the Journal’s procedures in his/her case.
  7. If the Editor decides to cooperate, the Chair of COPE, with one other nominated Council member, decides if the Journal has fulfilled its procedures correctly or if there is a need for further investigation, what is being reported to the relevant sub-committee of COPE Council. In both cases the referrer and the Editor are being informed about the decision.
  8. The sub-committee considering the complaint consists of the Chair and at least three other members of the COPE Council. Two of them cannot be Editors, and none of the sub-committee members can belong to the same publishing group as the accused. If the Chair belongs to the same publishing group as accused, he/she will appoint an appropriate deputy to oversee the proceedings.
  9. The sub-committee may reject the case and inform the referrer and the Editor about that fact, or recognise a violation of a Code; in this case the sub-committee presents to COPE Council a report, which contains the explanation of the problem and recommendation of further actions.
  10. The COPE Council considers the report and may propose modification to the recommendations. Then, it presents the final version of the recommendation to the referrer, Editor and Journal’s owner. The recommendations may include the Editor’s apology to the referrer, publishing the apology in the Journal, improvement of the Journal’s procedures, temporary resignation by the Editor of his COPE membership or any other action that COPE Council finds relevant in given circumstances.
  11. Appeal against COPE recommendation may be referred to COPE’s ombudsperson; contact details for whom may be provided on request.